Sekcja e-faktura

 

Czym jest e-faktura?

Fakturą elektroniczną jest taka faktura, która jest wystawiona i przesłana w formie elektronicznej.

W jakich formatach można otrzymywać lub wystawiać e-faktury?

Fakturę elektroniczną można otrzymywać w dowolnym formacie. Najbardziej popularnymi formatami w Polsce są PDF i XML.

Jakie są podstawy prawne e-fakturowania?

Od 1 stycznia 2014 r. przepisy dotyczące fakturowania, w tym fakturowania elektronicznego, zostały kompleksowo uregulowane bezpośrednio w ustawie o podatku od towarów i usług z dnia 11 marca 2004 r. (tekst jedn. Dz. U. z 2011 r., Nr 177, poz. 1054 ze zm. „Ustawa VAT”).

Czy e-faktury muszą być podpisane?

Nie. Od 1 stycznia 2013 nie ma wymogu podpisywania e-faktur.

Czy wymagana jest zgoda na wysyłanie/otrzymywanie e- faktur?

Od 1 stycznia 2013 roku nie ma obowiązku wyrażania formalnej zgody na otrzymywanie e-faktur. Wystarczy zgoda ustna lub tzw. zgoda dorozumiana, polegająca na tym, że nabywca nie wyraził sprzeciwu do otrzymywania rozliczeń w takiej formie. Dobrą praktyką jest uzyskanie zgody od nabywcy, szczególnie gdy nie wykorzystujemy bezpiecznego podpisu elektronicznego. W tym przypadku elementy zgody zapewniają autentyczność pochodzenia faktury.

Jak postępować w przypadku zgubienia e-faktury?

Plik w formie elektronicznej zawsze znajduje się przynajmniej u jednego z kontrahentów. Wobec tego taka sytuacja jest bardzo mało prawdopodobna. Prawo polskie wymaga w takim przypadku ponownego wystawienia faktury, która zawiera wyraz „DUPLIKAT” oraz datę ponownego wystawienia.

Czy e-faktura ma taką samą moc prawną jak papierowy dokument?

Elektroniczna faktura posiada taką samą wartość prawną, jak faktura w formie papierowej. Podstawą prawną funkcjonowania faktury elektronicznej jest Ustawa o podatku od towarów i usług z dnia 11 marca 2004 r. (tekst jedn. Dz. U. z 2011 r., Nr 177, poz. 1054 ze zm. „Ustawa VAT”).

Jakie są podstawowe korzyści z e-fakturowania?

E-faktura niesie ze sobą wiele korzyści. Przede wszystkim są to znaczne oszczędności dla firmy, w porównaniu do papierowych faktur VAT.

  • Elektroniczna faktura pozwala na uniknięcie kosztów związanych z opłatami pocztowymi i archiwizacją dokumentów
  • E-faktura skraca czas dotarcia faktury do odbiorcy zapewniając przy tym gwarancję jej dostarczenia.
  • Wspomaga planowanie cash flow
  • Zapewnia działom księgowym szybki dostęp do informacji, dzięki łatwemu wyszukiwaniu zarchiwizowanych dokumentów
  • Automatyzacja procesów dotychczas wykonywanych ręcznie np. wykorzystanie systemu obiegu faktur (work flow) lub łączenie faktury z zamówieniem i dokumentami dostawy
  • E-faktury są w pełni ekologiczne. Oszczędza się papier, oraz ogranicza zanieczyszczenie środowiska spowodowanego przez tonery do drukarek.

 

Co to jest podpis elektroniczny?

Jest to narzędzie identyfikujące uczestników wymiany dokumentów elektronicznych oraz służące przyjęciu odpowiedzialności za ich treść. Składany jest on przy pomocy specjalnej karty procesorowej lub tokena USB oraz oprogramowania służącego do składania podpisu elektronicznego.

Czy do wystawiania e-faktur konieczne jest posiadanie e- podpisu?

Nie. Od 1 stycznia 2013 roku do wystawiania e-faktur nie jest wymagane posiadanie elektronicznego podpisu.

Jak archiwizować e-faktury?

Istnieje obowiązek archiwizowania faktur. Można to zrobić na dysku, bądź na dedykowanym portalu do przechowywania faktur, a nawet w skrzynce e-mailowej. Jednocześnie trzeba pamiętać o zapewnieniu łatwego dostępu do faktur. Możliwe jest również wydrukowanie obrazu faktury i przechowywanie jej w formie papierowej.

Czy istnieje obowiązek oddzielnej archiwizacji faktur elektronicznych i papierowych?

Nie. Od 1 stycznia 2013 roku istnieje dowolność sposobu archiwizowania faktur. E-faktury można przechowywać w archiwum elektronicznym lub po wydrukowaniu razem z fakturami tradycyjnymi. Podobne zasady dotyczą faktur papierowych. Mogą one być przechowywane w tradycyjnym archiwum, bądź po zeskanowaniu w archiwum elektronicznym. Oryginalne dokumenty papierowe mogą być wówczas zniszczone. W obu przypadkach istnieje obowiązek przechowywania faktur do momentu przedawnienia obowiązku podatkowego.

Jakie są sposoby otrzymywania/wysyłania e-faktur?

Fakturę można otrzymywać/wysyłać wykorzystując:

  • E-mail
  • Serwer FTP
  • Połączenie EDI
  • Portal WWW wystawcy
  • Narzędzia online do wystawiania e-faktur

Czy zeskanowana faktura papierowa staje się e-fakturą?

Nie. Jednakże faktura papierowa, zeskanowana do formatu PDF może być przesłana poprzez e-mail do odbiorcy. W takich przypadkach wystawca faktury, jak i jej odbiorca, powinni traktować taki dokument jako fakturę papierową.

Czy faktura elektroniczna pozwala skutecznie dochodzić należności?

Faktura elektroniczna, w myśl przepisów prawa, od 1 stycznia 2013 r. zostaje zrównana prawnie z fakturą papierową. Wskutek tego istnieje takie samo prawo dochodzenia swoich należności. Dla celów dowodowych warto uzyskać zgodę na wystawianie faktur w formie elektronicznej.

Jakie dane powinna zawierać e-faktura?

E-faktura powinna zawierać takie same dane jak tradycyjna faktura papierowa. Zgodnie z ustawą o podatku od towarów i usług z dnia 11 marca 2004 r. na fakturze się umieszcza:

1) datę jej wystawienia;
2) kolejny numer, nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę;
3) imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy;
4) numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany dla podatku, z zastrzeżeniem ust. 2 pkt 11 lit. a;
5) numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany dla podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi, z zastrzeżeniem ust. 2 pkt 11 lit. b;
6) datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury; w przypadku sprzedaży o charakterze ciągłym podatnik może podać na fakturze miesiąc i rok dokonania sprzedaży;
7) nazwę (rodzaj) towaru lub usługi;
8) miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług;
9) cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto);
10) kwoty wszelkich rabatów, w tym za wcześniejsze otrzymanie należności, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto;
11) wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);
12) stawkę podatku;
13) sumę wartości sprzedaży netto z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku;
14) kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;
15) kwotę należności ogółem.

Jaki jest czas na wystawienie e-faktury?

Od stycznia 2014 r. nowy art. 106i ust. 1 ustawy o VAT wskazuje, że fakturę wystawia się nie później niż 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę. Dotyczy to wszystkich faktur, zarówno papierowych jak i elektronicznych.

Czy e-faktury są uznawane przez Urząd Skarbowy?

Tak. Zgodnie z art. 2 aktualnej ustawy o VAT, faktury elektroniczne są traktowane na równi z papierowymi.

W jaki sposób zapewnić dostęp do e-faktur pracownikom urzędu skarbowego podczas kontroli?

W celu zapewnienia organom podatkowym i organom kontroli skarbowej dostępu do archiwum faktur wysyłanych i otrzymywanych elektronicznie, faktury te muszą być przechowywane w formie elektronicznej z łatwym dostępem do archiwum faktur elektronicznych. Najbardziej popularnym sposobem jest założenie użytkownika z odpowiednim dostępem do archiwum elektronicznego.

Co to są kontrole biznesowe?

Jest to proces, za pośrednictwem którego nabywca nabiera pewności w zakresie tożsamości wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia) oraz w zakresie tego, iż nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści). Jednocześnie należy zapewnić czytelność faktury od momentu wystawienia aż do końca okresu przechowywania.

Kontrole biznesowe są pewnego rodzaju „regulaminem”. Powinny być odpowiednie co do wielkości i rodzaju działalności podatnika. Powinny także uwzględniać jego specyfikę, branżę, liczbę i wartość transakcji oraz liczbę i rodzaj kontrahentów.

Często do opracowania kontroli biznesowych wykorzystuje się takie dokumenty jak: zamówienia zakupu, dowody dostawy, potwierdzenia zapłaty. Dokumenty takie są porównywane z otrzymaną fakturą.

Czy skrzynka e-mail może być wykorzystywana jako archiwum faktur elektronicznych?

Tak, pod warunkiem istnienia możliwości niezwłocznego udostepnienia faktury organom kontrolującym. Niemniej jednak jest to ryzykowny sposób na przechowywanie faktur elektronicznych z uwagi na małą stabilność systemów poczt elektronicznych, konieczność częstych uaktualnień oraz ze względu na trudności w wyszukiwaniu faktur i udostępniania ich do kontroli.

Co to jest faktura XML?

XML jest najbardziej popularnym formatem e-fakturowania w krajach rozwiniętych. Jest on wykorzystywany do prezentowania różnych danych. Dzięki niezależności od systemu, jest on uniwersalny i można używać go zarówno na Windows, jak i systemach Mac OS. Faktury wystawione w takim formacie są szybko i łatwo przetwarzane przez systemy firm. Dane z faktur XML nie wymagają przetwarzania wstępnego (odczyt i interpretacja) i są zamieniane na format umożliwiający weryfikację dokumentów i dalszy ich obieg w firmie.

Czy mogę wysyłać faktury elektroniczne do klienta zagranicznego?

Tak. Warunkiem jest zgodność z obowiązującym prawem w obu krajach.

Czy elektroniczne fakturowanie jest bezpieczne?

Fakturowanie elektroniczne jest tak samo bezpieczne jak fakturowanie tradycyjne.

Czy odbieranie faktur elektronicznych od dostawców z zagranicy wymaga dodatkowej dokumentacji?

Nie. W takich przypadkach potrzebna jest taka sama dokumentacja jak w przypadku odbierania e-faktur od dostawców krajowych.